한눈에 쏙 들어오는 보고서 작성요령 - 보고서를 드라마처럼, 숫자3의 마력

한눈에 쏙 들어오는 보고서 작성요령 - 보고서를 드라마처럼, 숫자 3의 마력

 

1. 쉽고 짧게 써라.

글을 쓰다보면 잡념이 쏟아져 혼란스러워지기 일쑤다. 그래서 긴 문장이 나오고, 논리의 모순도 생긴다. 문장은 되도록 짧고 쉽고 명쾌하게, 읽는 사람 입장에서 써야 한다. 주어는 되도록 짧게 쓰는 게 좋다. 중첩된 수식어는 읽는 사람의 호흡을 가쁘게 한다. 문장만으로 설명하기 어려우면 도표 · 차트 · 그림을 함께 사용한다. 어려운 용어에는 설명을 붙인다.

 

2. 문장의 상식을 유념하라. 

글을 쓰다보면 주어와 술어가 어긋나기도 하고, ‘이다’ 체와 ‘입니다’체가 혼재되기도 한다. 이러면 그 문장은 낙제다. 쓸데없이 어려운 한자나 단어도 피한다. 긴가민가 자신 없는 내용은 아예 쓰지 마라. 틀린 한자 하나, 잘못된 논리 하나가 보고서 전체의 신뢰를 떨어뜨린다. 똑같은 표현이 자주 나오면 문장이 초라해진다. ‘장래의 소비자’가 한번 나왔다면 ‘미래의 수요층’으로 표현을 바꿔볼 필요가 있다.

 

3. 압축하라.

보고서를 쓰면서 “그래서 한마디로 무슨 말인가?” 하고 끊임없이 자문해보라. 보고서 읽는 사람이 이 질문을 던졌을 때 제대로 대답할 수 있느냐가 보고서 성패의 관건이다. 시대와 호흡하는 단어 하나로 보고서 전체를 압축할 수 있다면 금상첨화다. 예수도, 석가모니도, 공자도 언어 압축의 명인이었다.

 

4. 드라마처럼 보고서를 재미있게 작성하라. 

짧고 쉽게 쓴다고 보고서를 너무 건조하게 만들면 역시 불합격이다. 사례나 에피소드 · 우화 등은 설득력을 배가시킨다. ‘예를 들면’ ‘이를테면’ ‘해외 성공사례를 보면’ ‘피터 드러커는’ ‘다른 업계의 경우’식의 표현을 활용하라. 엄청나게 재미있다면 에피소드는 좀 길어도 좋다. 드라마를 좋아하는 한국사람에게 드라마 같은 보고서는 약효가 있다. 

 

5. 숫자 3의 마력을 활용하라.

3은 사람의 마음을 움직이는 마법의 숫자로 통한다. “문제는 3가지”라든가 “3가지로 정리해볼 수 있다”는 문장은 사람의 관심을 끈다. 같은 내용을 기술적으로 3번 전달하는 방법도 있다. 

“이 보고서의 핵심은 3가지다. 그것은…”,
“하나씩 살펴본다. 첫째…”,
“이상의 내용을 정리하면…”과 같은 식으로
부담 없이 메시지를 세 차례 반복할 수 있다.  

 

6. 반론에 대비하라.

맺음말을 쓸 때 반론의 소지를 생각해보라. 흠을 잡겠다는 마음으로 보고서를 읽으면서 보고서의 약점을 발견한 후 ‘이러이러한 문제가 있지만, 나는 이렇게 생각한다’는 대답을 맺음말에 넣어두어라.